Como cuidar das agendas que coexistem no mesmo espaço-tempo?

Um dos desafios que mais tenho escutado de nossos clientes é o problema da agenda. Isso mesmo, algo que veio para facilitar e organizar nossa vida acabou por tornar-se o desespero de qualquer profissional. A quantidade de reuniões presentes na agenda, a falta de intervalo entre elas, sem contar a forma como as agendas e convites se sobrepõem no mesmo horário e dia, acabam por somar uma alta carga de estresse à rotina já agitada de quem trabalha em empresas.

Duas perguntas fundamentais estão conectadas a esse problema. Desafiando a racionalidade da ordem, começo pela segunda pergunta: “Como lido emocionalmente com esse desafio, cuidando de forma adequada dos conflitos que podem surgir nas relações?”. Propositalmente inicio por essa pergunta, porque quero deixar uma inspiração para que pensem nela durante minha reflexão. Mas, também porque ela será ampliada por minha colega Fernanda Macedo, em um outro texto de nosso blog. Aqui, deixo apenas um gostinho para vocês!

A outra pergunta que surge, e que será o foco desta abordagem, é justamente a que todos indagam ao compartilhar desse desafio: “Em meio a tantas agendas no mesmo espaço-tempo, que de certa forma, sabemos da importância, como priorizar?”

Convido vocês a refletirem comigo sem a pretensão de oferecer soluções predefinidas, visto que, devido à complexidade do cenário e à velocidade das mudanças, respostas prontas não são as mais indicadas, muito menos as mais eficientes.

Ao compartilhar a angústia que estão vivenciando (e eu também me incluo nessa problemática), por muitas vezes nossos clientes falam de algumas soluções que têm praticado.

Muitos vêm tentando participar da maioria de reuniões que conseguem, ficando somente uma parte do tempo em cada reunião. Acessam o link já indicando que não poderão ficar todo o processo, ou ainda, entram com atraso, no meio do fórum, quando a discussão já avançou significativamente, e faz-se necessário um “resumo da ópera” para a pessoa não ficar completamente perdida e, assim, conseguir contribuir de alguma forma com o tema-foco da agenda. Ainda que fique nítida a demonstração de comprometimento com o convite e com o tema, vem a seguinte reflexão: “será que vale à pena ‘estar não estando’?”. Será que conseguimos garantir a qualidade da participação e uma efetiva contribuição?

Outros tentam conversar com a área ou pessoa demandante da reunião para avaliar a real necessidade da participação no evento. E aí, tentam negociar dentro do estabelecimento de prioridades da função ou área da pessoa versus as prioridades do demandante da agenda.

Há também líderes que tentam delegar para pessoas do time a participação no fórum respectivo. O que, em um primeiro momento pode ser uma solução. Mas, ainda assim, traz uma complexidade para a decisão, visto que pode entrar em conflito com a necessidade de garantir as prioridades da própria área, afinal, “qual o impacto para a área/departamento enquanto essa pessoa me substitui?”.

Porém, pouco se discute sobre o permanente e constante envio de convites para as agendas, ou se eles passam a competir pelo mesmo espaço-tempo, apesar de claramente isso afetar a participação e/ou a produtividade da reunião e das pessoas envolvidas. O que leva uma pessoa a incluir uma agenda para um colega de trabalho, mesmo estando identificado que já existe um compromisso naquele dia/horário? Ou a não perguntar se é possível que este colega participe do fórum, tentando readequar sua agenda?

Sempre escutamos que isso se dá devido à importância do tema e, certamente pela contribuição que o convidado pode trazer ao objetivo do fórum em questão. Mas, também vemos, por muitas vezes, uma falta de respeito nesse ato. A pessoa gera o convite e, por si só, espera que este seja mandatório, garantindo que a única opção possível do convidado seja: a escolha pela participação em detrimento aos outros compromissos. Porque, certamente, se estou enviando o convite é por ser fundamental a participação dessa pessoa, certo? Portanto, inquestionável.

E, caso a pessoa não participe será porque não dá a devida importância e/ou relevância ao tema. E, vejam bem, não estou aqui trazendo um julgamento, pelo contrário, apenas constatando que essa fala é uma constante presença nas angústias compartilhadas atualmente. Certamente, você já deve ter ouvido essa fala ou coisa parecida em algum momento não muito distante.

Sem entrar na esfera da empatia e da comunicação, podemos falar sobre a impressão de uma “falsa percepção”, trazendo a convicção de que as agendas virtuais viabilizam que todos estejam em todos os lugares, visto que hoje o dado “estar” e o dado “lugar” acontecem ao mesmo tempo no “locus virtual”. Ao pensarmos racionalmente, essa afirmação é verdadeira, porém, não podemos deixar de levar em consideração o problema que é gerado a partir dessa percepção quando não incluímos outra afirmação que traz uma condição imperativa: “desde que a minha agenda esteja livre e que a minha participação seja fundamental , identificando meu grau de contribuição e a prioridade desse tema”. Pois, se isso não fica claro, como, ao final do dia, podemos endereçar tantas prioridades no hall de entregas que temos que garantir? Já que a questão principal fatalmente retorna: quem define de quem é a prioridade?

Dentro dos trabalhos que tenho facilitado, seja com desenvolvimento de líderes ou mesmo em alinhamentos e fortalecimentos de times, convido os participantes a dialogar sobre essa problemática, compartilhando decisões entre os envolvidos. Um bom jeito de começar esse diálogo é alinhar as expectativas dos envolvidos, já que um bom alinhamento de expectativas é fundamental para abrir o processo de troca, na busca por negociarem não só a participação mais uma contribuição mais efetiva ao tema, através da ampliação de visão sobre a temática e a interrelação existente entre esta e as pessoas envolvidas.

O olhar parte sempre de minha função e área de atuação, mas não pode se fixar nesse prisma, visto que dentro da cadeia onde minha contribuição se encaixa, há uma sinergia que depende dela. O olhar de impacto para o negócio e para o cliente deve ser um grande direcionador para nossas decisões. E, por muitas vezes, essas decisões devem ser compartilhadas e negociadas, para evitar possíveis “pontos cegos” que impeçam a ampliação de nossa visão sobre o tema de forma assertiva.

Certamente, esse é um tema complexo e vale dialogar mais sobre ele. E, como me propus no início dessa reflexão, não pretendo aqui fechar caminhos. Caso você tenha essa inquietação como tema presente em sua organização, podemos conversar mais a respeito!

Conte com nosso time para te apoiar nessa oportunidade de evolução!

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